EIM accompagne un organisme public 

Dans son programme de réduction drastique

de ses coûts d’achats

La Direction Générale d’un organisme de droit public fait appel à EIM pour engager un grand plan de refonte de ses Achats. En effet, dans le cadre du désengagement progressif de l’Etat, cet organisme souhaite une amélioration rapide de ses résultats afin d’assurer la transition vers le marché concurrentiel. La Direction Générale prête une attention toute particulière aux achats, dont le poids représente plus de 30% du chiffre d’affaires. Elle veut accélérer le rythme du changement et renforcer son équipe avec le support d’un manager de transition.

Le manager de transition mis en place par EIM lance, avec le support du Directeur des Achats et des différentes Directions impliquées dans le sujet, un audit de l’organisation existante.

La conclusion est claire, trop de personnes interviennent dans ce processus (plus de 200), le nombre de fournisseurs est hors de contrôle (plus de 20.000) et il existe une confusion entre le rôle des acheteurs et celui des approvisionneurs répartis sur les différents sites. A quoi s’ajoutent des indicateurs de performance peu fiables et une stratégie Achats inexistante qui se traduit dans un manque total d’alignement entre les ambitions de réduction des coûts d’achats et les objectifs et actions quotidiennes des équipes opérationnelles.

La seconde partie de l’audit se focalise sur les outils informatiques des acheteurs. En effet, l’exploitation rationnelle et rapide des données d’achats dépend des systèmes d’information et il faut se rendre à l’évidence, ceux-ci n’ont pas été construits pour répondre aux besoins des acheteurs et se traduisent par des lourdeurs administratives et un total manque de maitrise de la productivité. La gestion des listings fournisseurs, produits, prix, n’a ni la structure, ni la granularité pour soutenir le chantier de réduction de coûts et assurer la pérennité des actions qui seront lancées.

Les résultats de l’audit présentés en Comité de Direction et soutenus par la Direction Générale obtiennent l’adhésion collective. Ils mettent en valeur le rôle transversal et fédérateur des Achats dans ce projet, ceux-ci devant collecter et intégrer les besoins spécifiques de chaque Direction, toutes étant, de facto, impliquées dans le processus achats.

Les mesures identifiées et rapidement mises en place permettent de :
– Séparer les fonctions Achats, au niveau national, et Approvisionnements, au niveau local ;
– Constituer une équipe réduite, dédiée et mobilisée sur l’objectif assigné de 30 millions d’euros de réduction des coûts d’achats ;
– Réduire drastiquement le nombre de fournisseurs tout en restant adapté aux besoins des différents utilisateurs ;
– Lancer un appel d’offres pour mettre en place un SI Achats ;
– Bâtir et déployer pour les acheteurs un plan de formation adapté à ce nouveau contexte.

Un nouveau Directeur des Achats, professionnel reconnu, est recruté et nommé membre du Comité de Direction afin de prendre le relai et piloter le projet. La mise en œuvre de ces recommandations est un réel succès, tous les objectifs ayant été atteints ou largement dépassés.